Houder wordt digitaal in werkvergunning en/of LoToTo proces

In de laatste update van WPS zijn diverse nieuwe features en functionaliteiten toegevoegd. Hieronder bespreken we de nieuwe mogelijkheden voor de digitalisering van de werkvergunning-houder.

Met WPS is het mogelijk het werkvergunningen, verhoogd risico (TRA), LMRA en lock-out, tag-out, try-out proces geheel te digitaliseren. De houder kan op drie verschillende mogelijke manieren worden betrokken in het proces. Op incidentele basis waarbij er open velden ingevuld worden, als gebruiker van WPS of als contact uit een contacten database. In alle gevallen kan de houder digitaal aftekenen. WPS is een volledig web based systeem, dus is het ook mogelijk om alle back-end zaken flexibel en snel af te handelen. Zo kan bijvoorbeeld vanaf een smartphone op het laatste moment een houder worden toegevoegd aan WPS en daarmee meteen worden opgenomen in het eigen safety proces. 

Houder met een WPS account vs. houder zonder WPS account

WPS, houder zonder account (login)

Voor sommige organisaties is het onderhouden van alle external contractor-gebruikers (houders van de werkvergunning) niet nodig of gewenst. Bij hen volstaat het vrij ingeven van deze houders per werkvergunning. WPS ondersteunt dit en biedt tevens de mogelijkheid dat de houder de werkvergunning digitaal kan ondertekenen en tegelijkertijd een LMRA digitaal registreert. Op deze manier kan met weinig administratie het volledige proces altijd geheel digitaal worden verwerkt.

Enkele voordelen WPS zonder account:

• minder administratieve werkzaamheden voor admin gebruiker
• houders zonder een login kunnen toch digitaal tekenen
• steile leercurve voor houder
• geen speciale apparatuur nodig

WPS, houder met account (login)

WPS biedt tevens de mogelijkheid de houder (zoals bijv. een external contractor) een gebruiker te laten zijn van het systeem. De houder kan inloggen in WPS en daar bijvoorbeeld al zijn/haar werkvergunning aanvragen dan wel geaccepteerde werkvergunningen inzien. Deze optie is handig als een external contractor regelmatig opdrachten uitvoert met de daarbij behorende aanvragen en werkvergunningen, TRA’s en LMRA’s. 

Enkele voordelen WPS met account:

• houder heeft veel inzicht in safety proces en kan diverse handelingen zelf uitvoeren, dit verlicht het werk van coördinator of vrijgever
• houder kan vooraf aanvragen dan wel werkvergunningen, TRA’s, LMRA’s en veiligstellingen opzoeken en inzien
• houder kan zelf de benodigde certificaten toevoegen aan aanvraag/werkvergunning
• meer logging data beschikbaar voor analyse

Houder voert LMRA uit voor de vrijgeven stap

Door de veelzijdigheid aan mogelijkheden in WPS kan de houder op verschillende manieren digitaal betrokken worden in het proces. Ook kunnen nu heel simpel stappen worden toegevoegd die voorheen vaak veel tijd in beslag namen. Zo is het nu mogelijk om een LMRA stap te activeren die de houder moet uitvoeren voordat de werkvergunning wordt vrijgegeven. Deze LMRA stap wordt gelogd in het systeem. Maar er kan ook gedacht worden aan het ingeven van een tekst en beschrijving of een afbeelding/foto of een combinatie van alle opties. 

Met de laatste update van WPS wordt weer een stap gezet in het verder veilig maken en het vergemakkelijken van een proces. Een bijkomstig en belangrijk neveneffect is tijdwinst en waarborging van ingegeven data. Met deze nieuwe configuratiemogelijkheden kunnen wij verder optimaliseren in een proces dat wenselijk is voor een organisatie.